En entreprise, le service comptable et financier est constamment sous pression. Chargé de facturer et d’assurer la collecte des paiements clients en temps et en heure, puis d’en informer les autres maillons de la chaîne (commerce, logistique…), son quotidien est ponctué de tâches, répétées à chaque client. Ce fonctionnement augmente le risque d’erreurs, impactantes pour l’activité et la santé financière de l’entreprise (trésorerie, coûts opérationnels, satisfaction client, problématiques de communication interne…).
La bonne gestion des flux d’encaissement clients, c’est tout l’enjeu des services financiers. Lorsque le volume de virements entrants est important, il devient alors long et complexe d’identifier correctement l’émetteur, de rapprocher le paiement à la bonne facture manuellement ainsi que s’assurer le bon traitement, si nécessaire (communication client, gestion des remboursements…).
Alors, comment améliorer la collecte et le traitement des paiements par virements, sans bouleverser les habitudes de ses clients, habitués à cette méthode de règlement ? Dans cet article, découvrez comment l’IBAN virtuel allège la charge des services financiers, tout en préservant la simplicité de paiement des clients.
Un outil au service de l’identification et du traitement des flux financiers
En France, 91 % des règlements interentreprises sont effectués par virement¹. Pourtant, 60 % des services comptables et financiers pensent que le traitement de ces derniers est freiné par des processus insuffisamment digitalisés². La démocratisation de l’IBAN virtuel apparaît donc comme idéale pour répondre à cette préoccupation organisationnelle.
Qu’est-ce qu’un IBAN virtuel ?
Dans sa forme, un IBAN virtuel (virtual IBAN ou vIBAN) est en tout point identique à un IBAN classique : une série de 25 chiffres. Ce numéro de compte virtuel, associé à un compte principal, permet la réception de paiements par virements ou prélèvements clients.
Les IBAN virtuels sont comme des “tiroirs”. Une fois généré, le vIBAN peut être associé à divers objets comptables (client, facture, demande de paiement…). L’entreprise est alors capable de segmenter et d’identifier précisément les transactions entrantes sur son compte, permettant une meilleure lecture de son poste client et un traitement facilité de ses virements.
Quels avantages à se faire payer sur un vIBAN ?
En entreprise, l’utilisation d’IBAN virtuels présente plusieurs avantages :
Segmente les paiements entrants et automatise leur rapprochement
Les virtual IBAN sont particulièrement utiles aux entreprises traitant des volumes élevés de virements entrants, car ils assurent une classification claire, adaptée aux besoins organisationnels de chacune (par client, facture, lien de paiement, devise, point de vente, zone géographique…). De plus, même en cas de montant différent, de référence absente ou erronée (causé par le client ou par le système de sa banque), chaque virement est automatiquement rapproché dans les solutions comptable et de facturation. Le service financier ne réconcilie donc plus manuellement les paiements, il reste uniquement en back-up, afin de pouvoir se concentrer sur d’autres tâches, plus stratégiques.
Automatise la communication liée à la réception de paiements par virements
L’utilisation d’IBAN virtuels offre une traçabilité complète des virements clients, ainsi qu’une digitalisation 360 de leur traitement, permettant non seulement d’automatiser l’envoi d’alertes aux équipes financières (information en temps réel de réception, actions à réaliser…), mais également de paramétrer des notifications et relances clients en cas de besoin.
Améliore la gestion du risque
En limitant l’exposition de leur réel IBAN et grâce à un contrôle des flux financiers plus granulaire, les entreprises réduisent les risques de fraude et d’erreurs lors de paiements par virements. En cas de suspicions, ces dernières peuvent réagir immédiatement, en désactivant simplement le ou les IBAN virtuels concernés.
L’utilisation de l’IBAN virtuel en entreprise
De la création du vIBAN à la réception des fonds client, ce nouvel outil transforme considérablement le quotidien des services financiers et comptables.
Comment créer des IBAN virtuels ?
Les virtual IBAN sont mis à disposition des entreprises, par des Prestataires de Services de Paiement, agréés par l’ACPR. À la demande de l’entreprise, le PSP génère des « sous-IBAN », associés à de réels comptes de paiement, sur lesquels les fonds seront perçus.
Une fois générés, c’est à l’entreprise de superviser l’ensemble du cycle de vie des IBAN virtuels, de leur attribution à un objet comptable, jusqu’à leur potentielle désactivation. Depuis son ERP, elle peut établir des règles de rapprochement bancaire, des limites de transactions, des scenarios de communication automatiques (notifications clients et alertes internes), des droits d’accès… Une telle personnalisation facilite l’ensemble de l’organisation du service, et de l’activité de l’entreprise.
Comment se faire payer avec un IBAN virtuel ?
Les vIBAN peuvent être affichés directement sur les factures clients, ce qui simplifie l’expérience de paiement. En les important dans l’outil comptable ou de facturation, chaque facture générée intègrera nativement un virtual IBAN sur le bordereau de paiement. Ainsi, lorsqu’un virement sera réceptionné, ce dernier sera automatiquement identifié et rapproché comptablement.
Ils peuvent également être insérés dans des liens de paiement envoyés par email, SMS ou via des QR codes, lors de leur création. Le client n’a aucune action supplémentaire à réaliser, facilitant grandement le paiement par virements, qu’ils soient standards, instantanés ou initiés.
Les IBAN virtuels, utilisés pour les virements SEPA et SWIFT, ouvrent la voie à des fonctionnements entièrement digitalisés en entreprise. Avec l’obligation prochaine des paiements instantanés, ces outils renforceront la traçabilité et l’efficacité des solutions d’encaissement en ligne, ainsi que la sécurité des transferts de fonds. L’IBAN virtuel répond donc aux besoins actuels des entreprises, tout en préparant les innovations futures des paiements.
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¹ Observatoire de la sécurité des moyens de paiement, Chiffres clés de l’Observatoire – Premier trimestre 2022 (2022)
² Enjeux DAF, étude sur les employés chargés de recouvrement (2022)
