En entreprise, la gestion efficace des créances est essentielle pour maintenir une bonne santé financière. Le recouvrement à l’amiable se présente comme une solution clé, permettant aux entreprises de récupérer les sommes dues tout en préservant des relations commerciales harmonieuses.
Cet article explore les différentes facettes du recouvrement de créances à l’amiable, des défis rencontrés par les entreprises, à sa mise en place à son automatisation. Découvrez comment une approche structurée et modernisée peut transformer la gestion de vos créances et améliorer votre BFR.
Le recouvrement à l’amiable de créances : de quoi parle-t-on ?
Le recouvrement à l’amiable intervient généralement avant la phase judiciaire, constituant une procédure moins contraignante où le créancier s’efforce de collaborer avec le débiteur pour trouver une solution satisfaisante. Pour recouvrer efficacement une créance, cette dernière doit être bien documentée, d’un montant précis et exigible après l’échéance convenue sans dépasser le délai de prescription.
Recouvrer ses créances, un défi pour les entreprises
Le paiement de factures et le recouvrement de créances en cas d’impayés représente un défi majeur pour les entreprises de nombreux secteurs, notamment de l’habitat, des assurances, de l’énergie et des télécommunications. Ces secteurs sont particulièrement exposés en raison de leur volume élevé de transactions et de la nature souvent récurrente des paiements :
- Gestion du temps et des ressources : En entreprise, le suivi quotidien des encaissements nécessite une allocation importante de temps et de ressources humaines et matérielles. Les étapes de référencement des charges, suivi des paiements et gestion des communications sont souvent gérées manuellement, ce qui rend le processus fastidieux et sujet aux erreurs.
- Limitation des moyens de paiement : Beaucoup d’entreprises sont confrontées à des limitations dans les moyens de paiement acceptés, rendant difficile l’établissement d’échéanciers de paiement flexibles ou l’automatisation de nouvelles tentatives en cas d’échec. Cette rigidité peut aggraver les retards de paiement et déboucher sur une obligation de recouvrement de créances.
- Coûts de gestion élevés : La gestion manuelle des relations clients liées au règlement des factures et le suivi des paiements augmentent les coûts opérationnels. Pour les sociétés émettant un grand nombre de factures, réduire le Days Sales Outstanding (DSO) est indispensable pour la trésorerie, mais reste un défi coûteux à relever.
- Difficultés de réconciliation bancaire : La diversité des canaux de paiement (paiements en ligne, email, sms…) complique la réconciliation des opérations bancaires. Les paiements non référencés ou comportant des erreurs sont difficiles à traiter et peuvent ralentir le processus de recouvrement.
Le recouvrement à l’amiable de créances, la solution simple et efficace
Pour surmonter ces défis, il est important pour les entreprises de moderniser et d’automatiser leurs processus de recouvrement de créances. L’adoption de solutions digitales pour la gestion des factures et des relances peut non seulement améliorer l’efficacité du recouvrement, réduire les coûts associés, tout en préservant de bonnes relations avec les clients.
Le recouvrement à l’amiable présente plusieurs avantages : il est économique, limite les coûts et délais judiciaires et préserve les relations d’affaires, essentielles pour des collaborations futures. De plus, cette méthode offre une certaine flexibilité, permettant de négocier des plans de paiement qui respectent les capacités de remboursement du débiteur (paiement fractionné, virement initié…).
Comment optimiser sa procédure de recouvrement de créances à l’amiable ?
L’étape du recouvrement de créances n’est agréable pour personne. C’est pourquoi, en améliorant leur parcours de recouvrement à l’amiable, les entreprises optimisent un maximum de leurs ressources (temps, financier, humain).
Les étapes clés
Une procédure complète de recouvrement à l’amiable nécessite la mise en place de plusieurs étapes :
- Notification de pré-échéance : Envoyer un rappel courtois au client quelques jours avant l’échéance prévue afin de prévenir du potentiel retard de paiement.
- Mail de relance : Après dépassement de la date d’échéance, il convient d’envoyer un premier mail de relance comportant un lien de paiement, puis un second si le premier reste sans effet. Ces rappels doivent être formulés poliment, mais fermement.
- Appel téléphonique : Si les mails ne suffisent pas, un appel téléphonique peut aider à comprendre les raisons du retard de paiement, qu’il s’agisse de problèmes temporaires ou d’un litige concernant la facture. Cet échange peut également ouvrir la voie à des solutions adaptées comme l’établissement d’un échéancier.
- Courrier simple : Pour renforcer le message, un courrier peut être envoyé. Cela marque une étape de formalisation accrue de la demande de paiement.
Si toutes les tentatives à l’amiables échouent, une lettre de mise en demeure, envoyée en recommandé avec accusé de réception, doit être envoyée. Cette lettre prépare le terrain à une éventuelle action en justice.
Automatisez votre procédure de recouvrement à l’amiable avec CentralPay
L’automatisation du recouvrement de créances à l’amiable est devenue un élément essentiel pour réduire les processus administratifs manuels. En digitalisant le traitement des factures, les entreprises peuvent réduire leurs coûts opérationnels de 25 à 50 % par rapport à un traitement manuel, tout en améliorant l’efficacité et la rapidité des encaissements.
Les fonctionnalités de Smart Collection
La solution Smart Collection automatise la relation client relative au règlement de factures et au recouvrement de créances, limite les contraintes d’encaissement et facilite le processus de paiement pour les clients, sans pour autant déshumaniser le contact client.
- Liens de paiement associés aux factures et aux relances : Vous intégrez des liens de paiement lettrés dans vos factures et communications clients (email, sms, QR code sur les courriers…), assurant une facilité et un taux de paiement élevés.
- Envoi de demandes de paiement en masse : Grâce à l’importation d’un fichier de factures, vous envoyez des demandes de paiement à plusieurs destinataires simultanément, ce qui rationalise considérablement le processus pour des volumes élevés de transactions.
- Flexibilité des modes de paiement : Vous offrez à vos clients la liberté de régler leurs factures par carte, virement, prélèvement, en plusieurs fois ou avec plusieurs cartes, augmentant ainsi les chances de paiements ponctuels.
- Automatisation des communications : Les modèles d’email et de SMS peuvent être préparés avec des scénarios d’envoi et de relances programmés, pour maintenir une communication constante et efficace.
- Réconciliation automatique : Vous générez des IBAN virtuels, que vous associez à vos clients, factures, points de vente… Ainsi, l’émetteur de chaque virement reçu, même en cas d’erreur de référence ou de montant, est automatiquement identifié, mettant à jour votre logiciel financier en temps réel.
Intégration stratégique
CentralPay ne se limite pas à faciliter le paiement, mais s’étend à l’intégration de ces processus dans votre ERP ou outil de gestion, poussant encore plus loin l’automatisation du règlement des factures. CentralPay vous met également à disposition des rapports financiers mensuels et des exports comptables complets, afin d’avoir un suivi précis et une analyse détaillée de vos flux de trésorerie.
