En entreprise, la collecte et le traitement du paiement de factures représente 31 % du temps de l’équipe financière¹. Bien que la digitalisation se développe de plus en plus, de nombreuses entreprises ne l’intègrent toujours pas à leur réflexion stratégique, processus et outils métier. À long terme, une gestion manuelle des factures et des paiements s’avère lourde, complexe et coûteuse.
Les outils de gestion se sont multipliés ces dernières années (ERP, gestion comptable et financière, gestion de trésorerie…), apportant performance et souplesse aux services financiers. Qu’il s’agisse de planification de budgets, de génération d’écritures comptables ou d’édition de factures, ces logiciels couvrent la plupart des besoins des comptables, mais peuvent cependant encore être optimisés. En y intégrant des services de paiement.
Dans cet article, découvrez 3 raisons d’intégrer le paiement de factures dans votre logiciel de gestion financière.
Pourquoi placer le paiement au centre de sa stratégie financière ?
Dans un monde où chaque entreprise souhaite maximiser son efficacité opérationnelle et sa rentabilité, le paiement constitue une composante centrale de sa stratégie financière. Entre relations fournisseurs / clients, optimisation de la trésorerie ou gestion des risques, ce dernier impacte directement la santé financière de l’entreprise, et mérite donc une attention toute particulière.
Chaque paiement, qu’il soit entrant ou sortant, est naturellement couplé à une multitude de données, qui ne se limitent pas au montant la transaction, mais incluent de nombreuses informations, sur les partenaires commerciaux et administratifs, sur leurs habitudes ou processus par exemple.
En intégrant des services de paiement dans son outil de gestion, une entreprise est ainsi en mesure de lire, analyser et exploiter ces données dans le but d’optimiser sa prise de décision financière, et plus largement, son fonctionnement.
3 raisons d’intégrer le paiement de factures dans son logiciel de gestion financière
Entre avantages commerciaux, organisationnels et financiers, intégrer le paiement de factures à son logiciel métier assure performance et croissance de son activité.
Réduire son Order-to-Cash
De nombreux services de paiement sont intégrables aux outils de gestion financière afin d’optimiser l’envoi de demandes de paiement, de faciliter leur collecte ainsi que leur traitement. Par exemple dès l’édition, le service comptable peut intégrer un lien de paiement lettré à la facture, permettant à l’équipe financière de suivre son statut en temps réel, de programmer des relances et d’identifier les émetteurs des paiements reçus, tous canaux et moyens de paiement confondus.
Ces facilités de paiement de factures, directement intégrées au logiciel, présentent plusieurs avantages pour les financiers, parmi lesquels la hausse du volume des encaissements clients ou la réduction des délais de paiement.
Optimiser et unifier tous ses processus financiers internes
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises instaurent une stratégie financière collective, où l’ensemble des services sont impliqués dans l’optimisation continue de la trésorerie et de la rentabilité : la culture cash. Cette mentalité est notamment rendue possible par la centralisation et l’unification de l’ensemble des données financières à l’intérieur d’un même outil.
Dans cette optique, intégrer le paiement de factures aux outils internes offre alors deux principaux avantages aux services comptables :
- Visualisation claire de toutes les transactions financières : Ils accèdent facilement à l’historique des paiements (en attente ou réalisés), suivent le flux de trésorerie en temps réel, identifient des anomalies, réalisent des exports et des analyses statistiques… afin de suivre la trésorerie de manière proactive, d’anticiper les besoins et de limiter tous risques.
- Nombreuses possibilités d’automatisation : Avec l’ensemble des données de paiement collectées, ils peuvent identifier et mettre en place des process, basés sur des scenarios visant à automatiser certaines tâches répétitives ou chronophages (relances clients, rapprochement comptable, communication générique clients…). Cela libère du temps pour des tâches plus stratégiques et à valeur ajoutée, tout en limitant le risque d’erreur humain.
Améliorer son expérience et relation client
Enfin, avec une brique règlement intégrée à son outil financier, une entreprise peut envoyer rapidement et simplement des demandes de paiement de factures à ses clients via plusieurs canaux (email, sms…) et pouvant être acquittées avec différents moyens (carte bancaire, virement SEPA…), conditions (à la commande, à terme…) et facilités de paiement (fractionnée, wallets…).
De plus, ces services de paiement intègrent souvent la possibilité d’automatiser la communication clients liée au paiement de factures, afin de le tenir de potentiel événements le concernant (réussite ou échec du paiement, nouvelle tentative programmée…). Une expérience de règlement simple et sans frictions participe grandement à la satisfaction globale du client et à sa fidélisation.
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¹ Yooz, La dématérialisation des factures (2022)
